Fonds UNESP - Unesp - Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho"

23 quilômetros de documentos em papel, volume encadernado, película.

Os documentos são produzidos pelas áreas administrativas e acadêmicas e após cumprir sua fase corrente, são transferidos aos arquivos das Seções Técnicas de Comunicações que executam a avaliação dos documentos segundo os instrumentos de gestão e gerenciam sua destinação final, eliminação ou guarda permanente. A Portaria Unesp nº328/2017 definiu a guarda permanente aos documentos produzidos e acumulados até 31 de dezembro de 1976, ano de criação da Universidade, e os documentos datados a partir desta data deverão ser submetidos ao que definiu a tabela de temporalidade de documentos da Unesp das atividades-meio e das atividades-fim: Resolução Unesp nº62/2015 e Resolução Unesp nº 09/2018.

Trata-se de fundo aberto que reúne documentos produzidos pelas 34 unidades administrativas e universitárias. A Unesp foi criada em 1976, como resultado da reunião de institutos isolados de ensino superior criados a partir dos anos de 1950, e, portanto, herdou o arquivo dessas instituições e, por isso, o arquivo da Unesp apresenta documentos produzidos a partir daquela década.

Documentos produzidos e acumulados pelas áreas das atividades-meio como Gestão de bens materiais e patrimoniais;. Gestão de recursos humanos; Comunicação institucional; Gestão de documentos e informações; Organização administrativa; Gestão orçamentária e financeira; e Gestão de atividades complementares. Destas funções, a gestão de recursos humanos é a que gera e acumula maior quantidade de tipos documentais (31%), seguida pela gestão orçamentária e financeira (19%), gestão de bens materiais e patrimoniais (17%), Gestão de documentos e informações (11%), Organização administrativa (9%), Comunicação institucional (7%) e Gestão de bens materiais e patrimoniais. Entre os documentos pode-se citar atas de reuniões de órgãos colegiados, gravações das reuniões de órgãos colegiados, processos de adiantamento, processos de contratação de pessoal, processos de aquisição de materiais, processos de atividades acadêmicas, processos de adicional de insalubridade, processos de concursos de docentes (substitutos, bolsistas, emergenciais) e processos de sindicância,.entre outros. Todos os documentos produzidos constam do Plano de classificação de documentos das atividades-meio. As atividades-fim produzem documentos relacionados ao ensino da graduação, ensino da pós-graduação, extensão universitária, pesquisa e permanência estudantil. Entre os mais frequentes destacam-se prontuários de alunos, processos de registro de diplomas, Folha de frequência e de notas de alunos, processos de revalidação de diploma, processos de criação dos cursos, documentos referentes a programas e processos de reestruturação de cursos.

Tabela de temporalidade de documentos da Unesp das atividades-meio e das atividades-fim: Resolução Unesp nº62/2015 e Resolução Unesp nº 09/2018. BIZELLO, Maria Leandra (Coord.) Plano de Classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: Atividades-Fim. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2018. TROITINO, Sonia (Coord.) Plano de Classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: Atividades-Meio. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2015. Publicações estão disponíveis na página https://www2.unesp.br/portal#!/gabinete_ses/cada/publicacoes/

Arranjo funcional composto de sete (07) funções nas atividades-meio e de seis (06) funções nas atividades-fim. Organizada em funções, subfunções, atividades e documentos.

Acesso conforme determinado pela Lei nº 12.527/2011.

Reprodução em papel ou digital e conforme disposto na Lei nº 12.527/2011.

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Sistema informatizado de gestão de documentos de arquivo Sigad

30/06/21

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