Unesp - Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho"

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A Unesp, criada em 1976 (Lei Estadual Paulista n° 952, de 30 de janeiro de 1976), resultou da incorporação dos Institutos Isolados de Ensino Superior do Estado de São Paulo, então unidades universitárias localizadas em diferentes pontos do interior paulista. Abrangendo diversas áreas do conhecimento, tais unidades haviam sido criadas, em sua maior parte, em fins dos anos 50 e inícios dos anos 60.
Entre essas escolas que vieram compor a Unesp, pode-se observar, de um lado, uma certa identidade. Um grupo bastante expressivo, formado por sete unidades universitárias, num conjunto de 13, ocupando amplo espaço, constituído pelas chamadas Faculdades de Filosofia, voltadas preferencialmente para a formação de professores que deveriam compor os quadros das escolas secundárias do Estado. Desse conjunto fizeram parte a Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras de Assis, a de Araraquara, de Franca, de Marília, de Presidente Prudente, de Rio Claro e de São José do Rio Preto.
Outros Institutos Isolados foram criados com a finalidade de formação profissional como a Faculdade de Farmácia e Odontologia de Araraquara, a mais antiga de todas essas escolas, fundada em 1923 e incorporada ao patrimônio estadual em 1956. As outras foram os cursos de odontologia de Araçatuba e de São José dos Campos, a Faculdade de Ciências Agrárias e Veterinárias de Jaboticabal, a de Engenharia de Guaratinguetá e a Medicina de Botucatu.
Em 1969 foi instituída, na Secretaria da Educação, a Coordenadoria do Ensino Superior do Estado de São Paulo (Cesep), com a finalidade de gerir a administração daquelas escolas. Apesar da existência da Cesep, essa administração sofria muitas críticas, dado o volume de atribuições acumuladas naquela Secretaria, encarregada de toda matéria relativa ao ensino, desde a educação primária até o nível superior.
Em 1976, por determinação do então governador Paulo Egydio Martins, e de comum acordo com o Secretário da Educação, essas escolas deixaram o Cesep para assumir uma direção própria, na forma Universidade, uma autarquia submetida ao governo do Estado de São Paulo. De conformidade com a Lei 952 de 30 de janeiro de 1976, foi criada a Universidade Estadual Paulista que recebeu do governador o nome de Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho", da qual passavam a fazer parte os Institutos Isolados.
A sede da Universidade estaria provisoriamente em Ilha Solteira, onde foi criada uma Faculdade de Engenharia, no local das antigas dependências da Companhia Energética de São Paulo - Cesp. De conformidade com seu Estatuto, aprovado em 1977, a Unesp era constituída por 13 câmpus e sua sede ficaria em São Paulo, de acordo com as disposições transitórias, enquanto não houvesse em Ilha Solteira as condições necessárias para o funcionamento da Reitoria. À nova universidade deveria ser anexado, na forma de autarquia, o Centro de Educação Tecnológica "Paula Sousa". Da mesma forma, a Faculdade de Música Maestro Julião funcionaria como autarquia, agregada à Unesp, até seu pleno reconhecimento, quando então passaria a ser integrada à Universidade, funcionando em São Bernardo do Campo.
Assim criada, a Unesp teve como primeiro reitor o Professor Luiz Ferreira Martins, que havia sido coordenador da Cesep até esse momento. Durante os anos 80, a Unesp passou por algumas modificações que ficaram registradas em seu novo Estatuto, assinado em 1989. As expectativas da mudança consistiam na possibilidade de transformar a Unesp em uma universidade essencialmente democrática na qual seus integrantes tivessem poder de decisão. No mesmo momento que no Brasil levantava-se a bandeira das Diretas-já, a UNESP havia iniciado a campanha pela adoção de formas mais democráticas de gestão. Também abria-se a possibilidade da integração de um universo maior de interessados.
Expansão - Democratização e expansão foram as bandeiras defendidas pela universidade na passagem dos anos 80 para 90. Ainda durante esse período a Universidade esteve à procura da formação de uma identidade que pudesse superar sua marca de origem, a excessiva fragmentação. Esta procura significou uma aproximação cada vez maior da Universidade com o interior do Estado de São Paulo, ao atender aos insistentes apelos das comunidades do interior, quer pela incorporação de novos espaços, como no caso da Universidade de Bauru (1987), do Imespp (1989), ou ainda, na busca de um aprimoramento da criação de novos cursos como no caso da incorporação do Instituto de Física Teórica-IFT (1987).
Visando uma dinamização da pesquisa e uma maior integração entre os vários núcleos de pesquisadores, a Unesp incentivou o desenvolvimento de um plano de criação de unidades auxiliares, unidades complementares e centro interunidades. Propunha, ainda, o desenvolvimento de museus com atividades coletivas e a criação de um projeto de integração e desenvolvimento das bibliotecas.
Com a finalidade de otimizar sua administração, o estatuto de 1989 criou as pró-reitorias, distribuindo, dessa forma, as várias atribuições de administração da Reitoria, bem como assessorias especiais para uma maior divulgação da universidade em vários setores. Outras inovações vieram contribuir para uma ação mais completa da Universidade, com a criação da Fundunesp (1987) e de uma Editora (1987), transformada posteriormente em Fundação. Também foi criado o Jornal da Unesp e houve o desenvolvimento de um plano de informatização.
Durante toda a década de 1990 a Unesp ampliou seu raio de atuação, sobretudo na forma de aumento da oferta de vagas. Mas em 2003, atendendo a numerosas solicitações e de acordo com a política do governo estadual de promover maior incremento do ensino superior público, a Unesp se expandiu em várias direções com a criação de diversos curso e das então chamadas Unidades Diferenciadas, denominadas Câmpus Experimentais (2006), localizadas em Dracena, Itapeva, Ourinhos, Registro, Rosana, São Vicente, Sorocaba e Tupã. Em 2012, a Unesp (Universidade Estadual Paulista) criou onze novos cursos de Engenharia, com implantação escalonada ao longo dos anos de 2013, 2014 e 2015.

Criada em 1976, a partir de institutos isolados de ensino superior que existiam em várias regiões do Estado de São Paulo, a Unesp tem 34 unidades distribuídas em 24 cidades, sendo 22 no Interior; uma na Capital do Estado, São Paulo; e uma no Litoral Paulista, em São Vicente.

A Unesp é uma das maiores e mais importantes universidades brasileiras, com destacada atuação no ensino, na pesquisa e na extensão de serviços à comunidade. Mantida pelo Governo do Estado de São Paulo, é uma das três universidades públicas de ensino gratuito, ao lado da USP (Universidade de São Paulo) e da Unicamp (Universidade Estadual de Campinas). Foi criada pela Lei Estadual Paulista n° 952, de 30 de janeiro de 1976, pelo Governo do Estado de São Paulo, a partir da reunião de institutos isolados de ensino superior que existiam em diversas cidades do Estado. Hoje a universidade está presente em 24 cidades e apresenta uma estrutura baseada no modelo multicampi, sendo composta por 34 unidades, localizadas no interior, litoral e capital paulista.

A Reitoria, órgão superintendente de todas as atividades universitárias, é exercida pelo Reitor e abrange, dentro de sua estrutura administrativa, o Gabinete do Reitor e que tem como subordinada a Secretaria Geral, responsável, por sua vez, pela organização, realização, suporte às atividades relativos ao Conselho Universitário (CO). Para definição de política e normalização das áreas de ensino, pesquisa, extensão e administração constam as pró-reitorias: Pró-Reitoria de Planejamento Estratégico e Gestão, Pró-Reitoria de Extensão Universitária e Cultura, Pró-Reitoria de Pesquisa, Pró-Reitoria de Graduação, Pró-Reitoria de Pós-Graduação. Constam ainda as assessorias jurídica, de comunicação institucional, contratação docente, de planejamento estratégico, de orçamento e obras e de relações externas. Entre as comissões destacam-se a Comissão Permanente de Avaliação, a Comissão Permanente de Preservação Digital e a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso. A Agência Unesp de Inovação é responsável pela gestão da propriedade intelectual e transferência tecnológica. Destacam-se ainda a Coordenadoria Geral de Bibliotecas, a Coordenadoria de Permanência Estudantil e a Coordenadoria de Tecnologia da Informação.

Os institutos isolados foram criados, em grande parte, entre as décadas de 1950 e de 1960 e respondiam às demandas regionais para a instalação de cursos de graduação. Assim, foi instituído um programa governamental de expansão e interiorização do ensino superior público paulista. Cada um dos 14 institutos reunidos possuía organização e procedimentos singulares e sua reunião, conformando a UNESP de 1976, resultou na junção de uma grande pluralidade de processos de gestão das atividades-meio e fim, assim como de práticas administrativas, embasadas em tradições locais.
Muitos dos procedimentos relativos à guarda e preservação de documentos e informações são regrados pelas legislações federal e estadual ou por atos administrativos internos. Entretanto, muitos outros procedimentos referentes ao dia a dia são definidos pelas Unidades Universitárias e, ao considerarmos que a Unesp possui 34 Unidades Universitárias, em muitos casos, nos defrontamos com grande diversidade de
rotinas de trabalho. Consequentemente, identificamos grande pluralidade de procedimentos quanto à produção e acumulação dos documentos de arquivo.
As primeiras iniciativas para a implantação de um sistema de arquivos na Unesp datam do início da década de 1990, quando um projeto a este respeito foi concebido e apresentado por uma equipe do Centro de Memória e Documentação da Unesp – CEDEM, entretanto, não se obteve êxito em sua conformação. Em 10 anos, atividades importantes foram desenvolvidas como o diagnóstico dos arquivos de todas as unidades da Unesp, diagnósticos de procedimentos relacionados às normas processuais, orientações a respeito da organização e tratamento dos arquivos e da eliminação de documentos, mas os passos ainda eram lentos para a construção de uma política de gestão documental.
A partir do início do século XXI, algumas mudanças foram mais substanciais, impulsionadas pelas ações e políticas definidas pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP que, em 2004, publicou o Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da Administração pública do Estado de São Paulo: Atividades-meio e também disciplinou a conformação das comissões de avaliação de documentos de arquivo, através dos Decretos n° 48.897 e n° 48, 898, ambos de 27 de agosto de 2004.
Em atendimento à legislação paulista, em 2008, a Unesp constituiu por meio da Portaria Unesp nº 283, de 18 de junho de 2008 sua Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD), órgão submetido ao Gabinete do Reitor. Paralelamente, se deu também a formação de um grupo de trabalho para revisão de normas e procedimentos processuais instituídos na universidade, em busca de padronização nas rotinas de trabalho vinculadas ao sistema de protocolo de documentos, e que resultou na elaboração do Manual de Normas Processuais (2008).
Em 2011, a publicação da Lei de Acesso à Informação, Lei n° 12.527, marcou grande avanço em relação a publicização de documentos e informações públicas. No Estado de São Paulo, a Lei foi regulamentada pelo Decreto n° 58.052, de 16 de maio de 2012. O Decreto que regulamentou o acesso à informação também reformulou as comissões de avaliação de documentos que passaram a se denominar Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, abrangendo claramente atribuições relacionadas à definição da política do acesso e que versam sobre a restrição e o sigilo dos documentos e informações.
Desta forma, na Unesp, a Comissão passou por reorganização determinada pela Portaria Unesp n° 555, de 31 de agosto de 2012, quando passou a se denominar CADA e incorporou atribuições relacionadas à definição de políticas de gestão de arquivos e acesso à informação.
A partir desse momento, a CADA passou a contar com um número maior de membros, de modo a permitir que todas as áreas administrativas e técnicas da Universidade estivessem representadas e fossem proativas na tomada de decisões relativas à preservação de documentos e acesso à informação. Desta forma, A CADA se constituiu como uma comissão central deliberativa com quatro subcomissões executivas vinculadas oficialmente: 1) Atualização e manutenção do vocabulário controlado de termos arquivísticos da Unesp – VTArq (Subcomissão criada através da Portaria Interna CADA/UNESP n° 01, de 10 de março de 2014); 2) Grau de sigilo documental da UNESP (Subcomissão criada em 2013 com composição revista através da Portaria Interna CADA/UNESP n° 01, de 20 de abril de 2016); 3) Plano de classificação e tabela de temporalidade de atividades-fim da UNESP (Subcomissão criada através da Portaria Interna CADA/UNESP n°02, de 27 de abril de 2013); 4) Revisão do Manual de Normas Processuais da UNESP (Subcomissão criada através da Portaria Interna CADA/UNESP n°01, de 11 de março de 2013).
A Comissão disponibiliza informações sobre suas atividades e seus comissionados através da página http://www.unesp.br/portal#!/gabinete_ses/cada/
Paralelamente a CADA e derivativa de sua atuação, em início de 2016 foi criada a Comissão para Elaboração da Política de Preservação Digital da Unesp. A Comissão, submetida ao Gabinete do Reitor, teve como atribuição, elaborar a Política de preservação digital de documentos de arquivo da Unesp; definir diretrizes e procedimentos com o objetivo de garantir a autenticidade, integridade e acesso aos documentos por um longo período de tempo, e a manutenção do seu valor jurídico, histórico e diplomático e definir diretrizes para a criação de repositório seguro e confiável para os documentos arquivísticos nato digitais e digitalizados.
Atualmente a CADA conta com 17 comissionados (Portaria Unesp n°16, de 18 de fevereiro de 2021) e é o órgão responsável por elaborar a política de gestão documental e seus instrumentos de gestão. Também incorporou a responsabilidade quanto à execução e implementação da política e de seus instrumentos técnicos.

A Reitoria está localizada à rua Quirino de Andrade, 215, Centro, na cidade de São Paulo. Na cidade de São Paulo constam ainda mais dois Campus, um no bairro da Barra Funda e outro no Ipiranga. A Unesp possui campus localizados em outras 23 cidades do estado de São Paulo: Araçatuba, Araraquara, Assis, Botucatu, Bauru, Dracena, Franca, Guaratinguetá, Ilha Solteira, Itapeva, Jaboticabal, Marília, Ourinhos, Presidente Prudente, Registro, Rio Claro, Rosana, São João da Boa Vista, São José do Rio Preto, São José dos Campos, São Paulo, São Vicente, Sorocaba e Tupã.

Os documentos de arquivo têm sua origem na execução de atividades, dentro do plano de trabalho estabelecido e no cumprimento de funções específicas dentro da estrutura administrativa da instituição. Conforme sua natureza, as atividades podem se caracterizar como meio ou fim. As atividades-meio são aquelas ligadas às funções indiretas, configurando-se como assistenciais e indispensáveis para o funcionamento do órgão. Já as atividades-fim estão diretamente ligadas às funções vitais para o funcionamento do órgão, caracterizando-se como derivadas do próprio cumprimento da missão institucional.
O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos das atividades-meio foram concluídos em 2015 e aprovados através da Resolução Unesp n° 62, de 09 de outubro de 2015. Os instrumentos publicados na forma impressa e em meio digital podem ser acessados através da página do selo Cultura Acadêmica, Editora Unesp, pelo link: http://www.culturaacademica.com.br/catalogo-busca-refinada.asp, com download gratuito.
A Unesp dispõe de um plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos, instrumentos indispensáveis para a gestão dos arquivos. Pode-se considerar esse como o primeiro grande passo para a efetivação de um sistema de arquivos na Unesp – ao qual cabe garantir, simultaneamente, a manutenção dos valores administrativos, probatórios e testemunhais, em conformidade com a etapa do ciclo vital no qual se encontra o documento avaliado.
Na UNESP, foram identificados 411 tipos diferentes de documentos relacionados às atividades-meio. Deste total, 267 são documentos que podem ser eliminados e os restantes, 144, foram identificados de valor testemunhal e histórico, possuindo guarda permanente.
Os documentos das atividades-meio são produzidos e acumulados por sete diferentes funções: 01.Gestão de bens materiais e patrimoniais; 02. Gestão de recursos humanos; 03. Comunicação institucional; 04. Gestão de documentos e informações; 05. Organização administrativa; 06. Gestão orçamentária e financeira; e 07. Gestão de atividades complementares. Destas funções, a gestão de recursos humanos é a que gera e acumula maior quantidade de tipos documentais (31%), seguida pela gestão orçamentária e financeira (19%), gestão de bens materiais e patrimoniais (17%), Gestão de documentos e informações (11%), Organização administrativa (9%), Comunicação institucional (7%) e Gestão de bens materiais e patrimoniais (6%).
O plano de classificação e a tabela de temporalidade relacionada às atividades-fim foi publicado em 2018 através da Resolução Unesp nº 09, de 08 de fevereiro de 2018 e os documentos estão distribuídos nas funções: Gestão do Ensino de Graduação, Gestão do Ensino de Pós-Graduação Stricto Sensu, Gestão do Ensino de Pós-Graduação Lato Sensu, Gestão da Pesquisa, Gestão da Extensão, Gestão da Assistência Estudantil.

Manual de normas processuais da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”. SP: Cultura Acadêmica, 2015. Coordenação: Telma Campanha de Carvalho Madio
Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-meio. SP: Cultura Acadêmica Editora, 2016. Coordenação: Sonia Maria Troitiño Rodriguez
Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-fim. SP: Cultura Acadêmica Editora, 2018. Coordenação: Maria Leandra Bizello

Segunda à sexta-feira, das 8:00 às 17:00 horas.

Acesso aos arquivos analógicos e digitais conforme definido pela Lei de acesso à informação, Lei nº 12.527/2011, pelo Decreto Estadual nº 58.052/2012 e Portaria Unesp n° 257/2019.

As 34 Unidades da Unesp costumam dispor de rampas de acesso nos edifícios, algumas possuem elevadores

Dispõe de área para pesquisa em todos os campus e localizado junto à Seção Técnica de Comunicações.

Há possibilidade de produção de cópias digitais, taxas conforme normas vigentes.

Os Campus da Unesp dispõem de cafeterias, restaurante e biblioteca. Há acesso gratuito à internet para a comunidade acadêmica.

Criação: Maio de 2021

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